請求書・経費資料の整理

メール添付、紙、経費申請に分かれた資料を集め、日付や金額を一覧へ入力しています。受け取り先と保存ルールを揃え、AI-OCRで読み取った内容を担当者が確認します。仕訳・税区分・経費として認めるかの判断や、支払承認・送金は、この整理作業に含めません。

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   資料の集め方と一覧の項目を決める

   請求書と領収書の受け取り先を整理し、原本ファイルと一覧を対応づけます。日付、取引先、税込金額、申請者、確認状況を必須項目にし、用途が不明な資料は申請者への確認欄に残します。

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   読み取った内容を確認用の一覧にする

   社内で利用を認めたAI-OCRに資料を渡し、必要な項目を読み取ります。読めない文字や複数候補がある金額は確定せず、原本へのリンクとともに確認対象として表示します。

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   経理担当者が原本と照合する

   金額、日付、取引先を原本と照合し、二重提出や不足資料を確認します。確認済みの一覧を会計担当者へ渡します。会計ソフトへの登録方法や承認手順は、現在の運用に合わせて別途確認します。

STUDIO ADACHIは、現在の会計ソフトで使える機能の確認、既存ツールの読み取り設定、確認用一覧と保存ルールの作成、担当者への操作研修、試行結果の確認を支援します。専用システムとの連携は事前相談で範囲を決めます。会計上の判断や支払業務の代行は含みません。

業務の状況を伺い、支援内容と費用を個別にお見積もりします。

以下は説明用に作成したサンプルです。AIの出力は担当者が確認・修正して使用します。

月120件の請求書・領収書を対象とした試算です。資料の準備、AIへの指示、人による確認・修正も作業時間に含めます。

作業時間の費用換算

人件費を1時間3,000円として計算します。勤務時間や給与が変わらなければ、実際の支出は減りません。

導入時の準備

初期の社内作業は、項目・保存方法の整理4時間、操作研修4時間、試行と修正4時間の計12時間、1時間3,000円で36,000円相当を想定します。月1.5時間の維持作業と、月120件を処理するツールの仮予算5,000円を別に見込みます。仮予算は製品の実売価格ではなく、件数・機能・契約条件で見積もります。既存機能で足りる場合も含めて診断し、必要な設定と研修だけを相談できます。

社内の初期準備時間

12時間

準備時間を金額に換算

36,000円12時間 × 3,000円

研修・導入支援の費用は別途お見積もりします。上記の金額には含まれていません。

1. よく使う書式の請求書10件と領収書10件を選び、現在の入力・照合時間を記録します。訂正伝票や不鮮明な資料も含めます。
2. 同じ20件をAI-OCRで処理し、読み取りから修正・原本照合までの時間と誤読箇所を記録します。支払いには接続しません。
3. 書式ごとの修正量、月120件での利用料金、資料を揃える負担を確認し、対象にする資料と手入力を続ける資料を決めます。