卸売業・受注事務 ／ 想定例
発注書の読み取り・受注入力
発注書PDFの品番・数量・納期を読み取り、受注受付表に整理します。担当者が原本と照合し、手入力と残業を減らします。
想定する会社・業務従業員40人の卸売会社を想定しています。事務4人で月1,600件、営業日20日で1人1日20件の発注書を扱います。対象は印字された主要2書式・1ページ・明細5行以内です。
業務量・時間・費用を設定した想定例で、STUDIO ADACHIの導入実績ではありません。実際の効果は業務の内容や運用条件によって異なります。
業務の課題
事務担当者がメールに添付された発注書を開き、品番・数量・単位・希望納期を入力しています。OCR・AIで受付表の候補を作成し、担当者が原本と照合して確定します。受注承認や在庫引当は従来の手順を維持し、入力作業の短縮によって実際の残業支給額を減らせるか確認します。
導入の目的
月1,600件の入力・確認を約213.3時間から約106.7時間に短縮する想定です。書式や品番の保守4時間を含めると、運用後の社内作業は月約110.7時間、短縮時間は月約102.7時間になります。そのうち80時間が、実際に支給していた残業の削減につながるかを確認します。
導入後の業務
読み取る書式と項目を決める
主要取引先の印字PDFから始め、抽出する項目を固定します。元PDF、取込日時、確認状態を記録し、同じ発注書を二重処理しない運用にします。
品番・数量・納期を受付表に整理する
文字認識とAIによる整理で、品番・数量・単位・希望納期を列に分けます。判読できない文字や品番表にない番号は空欄・要確認にし、似た品番で穴埋めしません。
原本を見て担当者が確定
事務担当者が数値と単位を原本と照合します。箱と個、希望納期と回答納期を区別します。受注システムへの書き込みを連携する場合は、権限や二重登録防止も含めて別途設計します。
担当者の確認事項
- 品番・数量・単位は原本と全件照合する。
- 個人情報・取引条件を扱える契約とアクセス権を先に確認する。
- 納期回答、受注承認、会計処理をAIだけで確定しない。
支援内容
帳票の種類と件数、現在の入力先を確認し、主要2書式の受付候補表と確認手順を整えます。研修では読み取り・照合・例外処理を練習します。基幹システムの改修や独自連携が必要な場合は、実装範囲と費用を別途見積もります。
業務の状況を伺い、支援内容と費用を個別にお見積もりします。
まずは無料相談から
AI活用診断は90分・10,000円（税込）です。診断のみでもご利用いただけます。
使用例
以下は説明用に作成したサンプルです。AIの出力は担当者が確認・修正して使用します。
AIに入力する情報・指示
【架空の入力例】発注書PDF：品番AB-120／数量24個／希望納期10月20日。品番、数量、単位、希望納期、原本ページを抽出。読めない項目は要確認。発注処理やメール送信はしない。
出力例
- 受付候補：AB-120｜24｜個｜10月20日｜原本1ページ。
- 確認状態：未確認。希望納期のため、納入確約ではない。
- 例外欄：原本にない単価は空欄。重複の可能性がある書類は担当者が確認。
費用と効果
初年度の費用と効果
導入44万円・継続支援月5.5万円は、対象範囲に収まる場合の仮予算です。実際の費用は個別に見積もり、試算を更新します。以下は想定条件による計算で、STUDIO ADACHIの実績ではありません。
| 削減する支出280,000円 × 9か月 | 2,520,000円 |
|---|---|
| 導入費初回のみ | − 440,000円 |
| ツール費30,000円 × 12か月 | − 360,000円 |
| 継続支援費55,000円 × 9か月 | − 495,000円 |
| 追加対応費0円 × 9か月 | − 0円 |
| 初年度の削減額（導入・運用費控除後） | 1,225,000円 |
初年度の実施期間
準備期間の支援は導入費に含め、継続支援費は稼働後から計上。ツール費は初月から12か月分を含めています。
- 12か月稼働した年の削減額
- 234万円
- 稼働後は月195,000円。運用費を控除し、初回の導入費を再計上しない年の試算です。
- 投資回収の目安
- 契約から約6か月
- 準備3か月を含め、この効果が継続する場合の試算です。
試算の前提
従業員40人の卸売会社を想定しています。事務4人が月1,600件、営業日20日で1人1日20件の発注書を扱います。
印字された主要2書式から品番・数量・納期を読み取り、担当者が原本と照合します。短縮する月約102.7時間のうち、実際の残業支給額を減らせる80時間を費用に換算します。
- 対象となる同じ形式の発注書が毎月1,600件あることが前提です。手書き、多ページ、明細の多い書類はこの件数に含めません。
- 4人合計で月80時間、1人あたり20時間の残業支給額を実際に減らせることが条件です。固定残業代などで支給額が変わらなければ、この支出削減は0円です。
- 1時間3,500円は、残業を減らしたときに実際に減る会社の追加負担を仮定しています。固定給や減らない社会保険料は含めません。
- 月約110.7時間の照合・運用は既存4人で行います。別の人の残業や外注が増える場合は、その支出も差し引きます。
- 支援範囲は、主要2書式の受付候補表と運用手順の整備です。基幹システムの改修や独自連携が必要な場合は別途見積もります。
必要な社内作業時間
- 初期準備・研修
- 48人時
- 稼働後の作業
- 110.7人時／月
毎月の値は、確認や運用を含む社内作業の総量です。社内工数の換算額は現金収支に加減していません。通常勤務内で確保できることを前提とし、残業や外注が増える場合はその支出を差し引きます。
計算式と内訳
月1,600件 ×（導入前8分 − 照合・修正込み4分）÷ 60 − 保守4時間 ＝ 月約102.7時間の短縮
短縮時間のうち、実際に支給額を減らせる残業80時間 × 追加負担3,500円 ＝ 月28万円の支出削減
運用に必要な社内作業：1,600件 × 4分 ÷ 60 ＋ 保守4時間 ＝ 月約110.7時間（従来約213.3時間）
月28万円 − ツール3万円 − 顧問5.5万円 ＝ 稼働後の月19.5万円
効果が想定の50%の場合
初年度の収支-3.5万円赤字
実際に支給額を減らせる残業が月40時間の場合、初年度は費用が削減額を3.5万円上回ります。ほかの条件が同じなら、初年度に費用を回収できる目安は月42時間以上です。
削減する支出を50%とし、導入費・ツール費・継続支援費・追加対応費は同額で比較しています。
作業時間の内訳
月1,600件の発注書を対象とした試算です。資料の準備、AIへの指示、人による確認・修正も作業時間に含めます。
月間の削減時間 月約102.7時間
導入前の内訳
- 添付を開き対象を確認
- 1分
- 品番・数量などを手入力
- 5分
- 原本照合・保存
- 2分
- 1回の人の作業時間
- 8分
導入後の内訳
- 書類を取り込み抽出候補を作る
- 1分
- 原本と照合・訂正
- 2.5分
- 確認済みの表を保存
- 0.5分
- 1回の人の作業時間
- 4分
計算式
月1,600件の発注書 ×（8分 − 4分）÷ 60 − 保守4時間 ＝ 月約102.7時間
保守時間は、指示文・参照資料・手順の更新にかかる時間です。
導入時の準備
初期準備は、書式・抽出項目の整理12人時、品番表・例外処理の整理12人時、4人の操作練習8人時、試行16人時の合計48人時を想定しています。運用後は月4時間で書式・品番の変更と誤読を確認します。OCR・AIの費用は月30,000円の仮予算です。処理枚数、利用人数、システム連携の有無に合わせて見積もります。
導入手順
- 主要2書式、計30件を取り込み、品番・数量・単位を原本と全件突き合わせる。
- 読み取り失敗・重複などを混ぜて平均時間を測る。複数ページや明細6行以上は別集計とし、月1,600件の対象に含めない。
- 修正込みで1件4分に収まり、未確認の値を確定しない運用ができてから対象を広げる。
導入可否の判断
不鮮明なFAXや手書きが多い、品番表が未整理、ほぼ毎回個別判断が必要な場合は、取引先に電子データをもらう、書式を統一するなどの方が効果的なことがあります。
参考資料
活用方法を検討する際に参照した公開事例や機能資料です。このページの作業手順と試算は、STUDIO ADACHIが想定した条件に基づいています。
- Microsoft｜Document Intelligenceのレイアウト分析
文書から文字・表・構造を抽出する機能の参考です。抽出できることと値が正しいことは別で、原本照合が必要です。試算値は独自の仮定です。
機能・料金・データの取り扱いは、導入時に利用するサービスと契約内容で確認します。