売上集計・月次報告

管理担当者が販売管理システムのCSVを部門別に加工し、グラフと報告文を毎月作り直しています。元データの列と集計条件を揃え、表計算ソフトの定型集計を更新してから、確定した数値をAIに渡します。数値の計算や増減理由の確定をAIに任せません。

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   集計条件を表計算ソフトに固定する

   部門、対象月、返品、売上計上日などの扱いを管理担当者と揃えます。集計には確認済みの関数やピボットテーブルを使い、元データの件数と合計を照合できる欄を設けます。

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   確定した集計から報告文を下書きする

   当月実績、予算、前月実績と、担当者が確認した補足情報をAIに渡します。差異や増減率も表計算ソフトで計算済みの値を使います。理由が確認できない変化は、原因を断定せず確認事項として整理します。

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   部門責任者が説明を確認する

   管理担当者が報告文と集計表の数値を突き合わせ、部門責任者が増減理由と対応内容を確認します。受注時期のずれなど、数字だけでは分からない事情を追記してから共有します。

STUDIO ADACHIは、CSVの項目確認、表計算ソフトの集計ひな形と照合欄の作成、報告書の書式・指示文の整備、更新手順の研修、過去データでの検証を支援します。販売管理システムからの自動取得や複数システムの連携は、利用環境を確認して実装範囲を相談します。

業務の状況を伺い、支援内容と費用を個別にお見積もりします。

以下は説明用に作成したサンプルです。AIの出力は担当者が確認・修正して使用します。

月4件の部門別月次報告を対象とした試算です。資料の準備、AIへの指示、人による確認・修正も作業時間に含めます。

作業時間の費用換算

人件費を1時間3,000円として計算します。勤務時間や給与が変わらなければ、実際の支出は減りません。

導入時の準備

初期の社内作業は、集計条件・ひな形の整備8時間、更新手順の研修3時間、過去データでの検証5時間の計16時間、1時間3,000円で48,000円相当を想定します。月1時間の維持作業と、管理担当者1人分のツール仮予算3,000円を見込みます。既存の表計算ソフトを利用する想定で、追加ライセンスが必要な場合は別に確認します。月4時間の短縮規模に見合うか、初期費用を含めて判断します。

社内の初期準備時間

16時間

準備時間を金額に換算

48,000円16時間 × 3,000円

研修・導入支援の費用は別途お見積もりします。上記の金額には含まれていません。

1. 1部門の過去3か月分を使い、現在の報告書の集計条件と作成時間を確認します。返品や部門変更がある月も対象に含めます。
2. 定型集計で過去の確定値を再現し、集計が一致してからAIで説明文を作ります。準備・照合・修正を含めて時間を測ります。
3. 次の月次報告で実際に使い、責任者の確認にかかる時間と書式の修正量を記録します。他部門にも共通の集計条件を使えるかを確認して対象を広げます。